Conseil pour rédaction de demande

conseils indispensables pour une lettre percutante.

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LES RÈGLES GÉNÉRALES DE LA COMMUNICATION ÉCRITE

Ces règles ne sont pas spécifiques à la communication administrative, mais à toute communication écrite.

Nos conseils

1) Ne pas multiplier les objets

Sauf rares exceptions, un même courrier ne devra traiter qu’une seule affaire ; mais une même affaire pourra nécessiter de rapporter plusieurs faits.

2) Faire un plan

Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail.
- L'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée) ;
- le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation ;
- la conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement.

3) Tenir compte du destinataire

Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire : il conviendra de resituer le contexte de la correspondance.
Par ailleurs, tout document administratif pouvant avoir valeur d’acte administratif (opposable aux tiers, contestable, etc.), il faudra toujours veiller à ce qu’il contienne tous les éléments de justification internes, et que le signataire ait bien la compétence pour agir (délégation de signature).

4) Reformuler sa demande

Reformuler sa demande, dans le cas d'une réponse. Replacer les informations dans leur contexte.

5) Choisir les arguments

Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.

6) Choisir ses mots

En fonction de votre récepteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous éviterez en général les termes techniques, ainsi que les sigles non développés (sauf s’ils entrent dans le champ professionnel direct de l’interlocuteur).

7) Choisir le ton juste

Évitez le ton affectif ou le ton péremptoire. Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes. D’une manière générale, il conviendra de respecter d’une part les règles générales de rédaction de l’administration de l’État (charte graphique), et d’autre part le ton voulu par l’autorité hiérarchique au nom de laquelle vous agissez.

8) Utiliser des formules positives

Dans le cadre de son action, l’administration est amenée à donner des ordres, des avis, des conseils, des autorisations, etc. En conséquence, on privilégiera la forme affirmative plutôt que les formes négatives : la forme interrogative sera d’usage exceptionnel.

9) Citer les faits

Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu'ils vous ont été rapportés. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.

10) Aller à l'essentiel

Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité, qui exige que l'on aille rapidement à l'essentiel.

11) Limiter la redondance

La répétition des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est involontaire